Vitalliance possède 145 agences en propre, couvrant la quasi-totalité du territoire. Ce maillage national permet un mode d'organisation souple et efficace afin de rapidement mettre en place des interventions dans un rayon de 100 kilomètres autour de l'agence.
Les équipes en agence ont pour rôle majeur de coordonner les interventions et d'être le point de contact référent avec le client et son entourage, les équipes d'intervenants à domicile ainsi que les professionnels de santé.
Les intervenants recrutés vivent à proximité de leurs clients, généralement à moins de 30 minutes de trajet, afin d'être davantage disponibles pour eux.
Une agence se réfère à une direction régionale et s'organise autour d'un(e) chef d'agence et de son équipe de chargés de clientèle. Le chef d'agence contribue à faire connaître Vitalliance au niveau local, notamment auprès des associations et des professionnels de santé. Les chargés de clientèle sont de véritables pivots au sein de l'agence. Ils s'occupent de 30 missions au maximum, afin de connaître les dossiers de leurs clients sur le bout des doigts et d'être toujours disponibles pour eux.
Il assure un rôle de coordination de ses équipes et d'organisation globale. En tant que responsable du portefeuille client de l'agence, il est l'un des interlocuteurs privilégiés des intervenants à domicile, des clients et de leur entourage, ainsi que des partenaires du maintien à domicile. Le chef d'agence fait le lien entre ces différents publics pour assurer une coordination optimale dans l'intérêt du bien-être de la personne aidée.
Il tient aussi un rôle d'ambassadeur, et participe au rayonnement de l'agence et de l'image de Vitalliance. L'objectif est de faire le lien entre l'interne et l'externe, pour que les services de Vitalliance collent au plus près des besoins et attentes des clients et des professionnels de santé.
C'est le principal point de contact des clients et des auxiliaires de vie, et cela lui permet de trouver une parfaite adéquation entre les profils des intervenants et ceux des clients.
Son rôle auprès des clients est de comprendre au mieux leurs demandes (appels, devis) pour être en mesure de leur proposer le service le plus adapté à leurs problématiques. Il est également responsable du suivi de la gestion des missions, et est à ce titre amené à communiquer avec les intervenants, les clients et leur entourage et les professionnels de santé.
Auprès des auxiliaires de vie, il intervient dans leur recrutement, leur formation et leur évaluation. Il s'occupe également de la gestion administrative et commerciale, en support au chef d'agence.