Le Chargé de clientèle est au cœur de la relation entre les clients et les intervenants à domicile :
Coordination des équipes (gestion quotidienne des Auxiliaires de vie)
Recrutement, gestion administrative et juridique des équipes (contrats de travail, congés, arrêts maladie etc)
Relations commerciales (clientèle et partenaires)
Prospection
Gestion d'une clientèle (devis, évaluation des besoins, mise en place, gestion quotidienne)
Vous recherchez un métier riche de sens et d'opportunités professionnelles ou vous envisagez une reconversion professionnelle dans le domaine du service à la personne ?
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Les villes d'intervention de Vitalliance sur le secteur des Yvelines sont : Mantes-la-Jolie, Vernon, Courgent, Bouafle, Limay
Le Chargé de clientèle est au cœur de la relation entre les clients et les intervenants à domicile :
Coordination des équipes (gestion quotidienne des Auxiliaires de vie)
Recrutement, gestion administrative et juridique des équipes (contrats de travail, congés, arrêts maladie etc)
Relations commerciales (clientèle et partenaires)
Prospection
Gestion d'une clientèle (devis, évaluation des besoins, mise en place, gestion quotidienne)
Vos missions
Le Responsable de Secteur ou Chargé de Clientèle est au cœur de la relation entre les clients et les intervenants à domicile.
Ses missions principales sont :
Suivi de la Relation avec les Clients
Coordination des équipes :
mise en place et suivi des prestations auprès des clients
recrutement et gestion de planning des intervenants au quotidien
Gestion administrative et juridique :
gestion du recrutement des auxiliaires de vie (recrutement, contrats de travail / administration du personnel avec le soutien d’un service RH expert)
management des auxiliaires de vie (animation de réunions d’équipes…)
Relations commerciales :
gestion des demandes des prospects, élaboration de devis et suivi de la relation commerciale.
accompagnement du responsable d’agence auprès de professionnels du secteur).
Rattaché(e) à la Responsable du service paie et administration du personnel, vous ferez partie d’une équipe de 4 personnes avec lesquelles vous travaillerez en étroite collaboration. Il s’agit d’une création de poste. Votre rôle sera d’assurer la gestion administrative du personnel des auxiliaires de vie et des salariés internes. Vous serez formé(e) et accompagné(e) au sein de notre service RH.
Vos Missions :
Vous intervenez sur les deux populations suivantes :
les internes : Responsable d’agence, Chargé de clientèle et alternant
Entrées des nouveaux salariés
- Envoyer les propositions d’embauche créées et émises par les recruteurs avec la liste des pièces administratives à fournir et à compléter (fiche renseignement...)
- Créer le dossier virtuel du salarié pour y intégrer la proposition d'embauche et les pièces administratives nécessaires à son embauche
- Réaliser le contrat de travail en sélectionnant et complétant le modèle adéquat
- Effectuer la DPAE
- Créer des invitations adhésion à la mutuelle obligatoire
Parcours des salariés internes
- Rédiger et traiter des courriers disciplinaires
- Gérer les périodes d'essai : rédiger et envoyer le courrier de renouvellement ainsi que le suivi de la bonne réception du retour de courrier du salarié.
- Réaliser les avenants au contrat de travail suite à un changement de poste
Gestion des demandes des salariés
- Gérer la Mutuelle interne
- Gérer les Visites médicales des salariés internes
- Rédiger et envoyer des attestations employeurs
2- les Auxiliaires de vie
- Réaliser les DPAE
-Traitement des avis tiers détenteur (ATD)
Suivant l'évolution des besoins du service paie, vous accéderez à des missions RH supplémentaires.
Mission principale :
Le responsable de fidélisation interne est chargé de mettre en place des stratégies visant à renforcer la relation entre l’entreprise Vitalliance et ses auxiliaires de vie (adv). Il doit analyser, suivre et mettre en place des actions pour fidéliser les adv en poste, et maximiser la satisfaction adv, avec pour objectif principal la réduction du taux de turn-over.
Responsabilités :
Analyse de la satisfaction ADV :
Concevoir et mettre en œuvre des enquêtes de satisfaction ADV
Analyser les retours ADV et identifier les axes d'amélioration
Développement de stratégies de fidélisation :
Élaborer des programmes de fidélisation attractifs en proposant des actions (ikm, prime, challenge, formation etc) et des “offres” exclusives pour fidéliser les ADV
Gestion des relations ADV :
Établir et maintenir des relations durables avec les ADV
Répondre à toutes les réclamations adv en proposant des actions en lien avec l’agence et les suivre
Analyse des données :
Mettre en place des outils de suivi du taux de turn-over
Analyser les motifs de départ et élaborer une stratégie de limitation du turn-over à définir et à déployer dans tout le réseau.
Utiliser des outils d'analyse de données pour évaluer l'efficacité des stratégies de fidélisation.
Proposer des ajustements en fonction des résultats obtenus.
Mise en place et suivi des actions RH :
Suivi des agences dans la mise en place du processus d’intégration ADV
Suivi et relance des agences dans la mise en place des SE / SIE / APP/ Entretien professionnel et Entretien professionnel à 6 ans
Suivi et relance des agences sur les actions liées à la Talent Review
Communication :
Mettre en place des campagnes de communication ciblées pour valoriser et mettre en avant les auxiliaires de vie.
Collaborer avec le service marketing pour créer des supports de communication pertinents.
Créer une communauté d’ADV
Formation des collaborateurs agence :
Former les équipes en agence aux techniques de fidélisation et aux actions RH
Assurer une sensibilisation continue à l'importance de la fidélisation
Directement rattaché à la Responsable Ressources Humaines et à la chargée de formation en poste, votre périmètre vous amènera à gérer la formation pour nos 140 agences en France.
Vous avez 2 missions :
1) Formation
Gestion administrative de la formation (analyse des besoins, devis, feuilles d’émargement, conventions de formation, factures, tableau de suivi, attestations, PFM…)
Collecte et vérification des documents liés à l’inscription aux formations
Lien avec les organismes de formation et les agences
Gestion des relations avec l’OPCO (demande de prise en charge, suivi des dossiers en cours, remboursement...)
Relances auprès des agences et des organismes de formation pour obtenir les documents nécessaires à la demande de prise en charge financière par notre OPCO
Gestion des réservations d’hôtels et trains de nos collaborateurs en formation
Conseil auprès de nos collaborateurs sur les différentes modalités du CPF, CPF de transition et VAE
2) 1% logement
Interlocuteur 1% logement
Orienter les salariés sur les démarches à suivre
Gestion de l’espace personnel
En fonction de la démonstration de votre implication et de votre motivation, les fonctions et responsabilités qui vous seront confiées pourront être amenées à évoluer.
Le Directeur Régional au sein de Vitalliance est un acteur du développement de la société et de l’essor de ses agences
Il est garant de la mise en oeuvre des prestations dans le respect des engagements contractuels de service et des niveaux de marges attendus afin de développer le réseau d’agences de sa région.
Il anime ses équipes de responsables d’agences et de chargés de clientèles tout en veillant à l’atteinte des objectifs commerciaux et qualitatifs de chaque agence.
Le Directeur Régional est placé sous la responsabilité de la Directrice de Réseau.
• Fonction 1 : Elaboration et mise en œuvre de la politique commerciale
Garantir la bonne application de la politique commerciale globale de l’entreprise
Analyser le marché de l’aide à domicile de sa région et les pistes de développement pouvant générer une croissance du chiffre d’affaires de l’entreprise
Initier et mener les négociations dans la conclusion d’accords régionaux
Former et accompagner les responsables d’agence et chargés de clientèle à la conquête et à la fidélisation des prescripteurs et clients
Fixer des objectifs commerciaux pour chaque agence et veiller à ce qu’ils soient atteints dans les délais impartis et dans les meilleures conditions
Animer des RDV de présentation des services de Vitalliance auprès des prescripteurs et réseaux médico-sociaux (salons…)
Veille à la croissance de la marge brute de son réseau d’agences
• Fonction 2 : Gestion d’équipe
Gestion commerciale
Encadrer et animer le réseau de responsables d’agence
Coordonner, suivre et motiver les performances de vente de l’équipe d’agence
Assurer la bonne mise en pratique des techniques commerciales
Déployer toutes les actions possibles pour que ses équipes atteignent ses objectifs
Accompagner dans l’acquisition des techniques commerciales adaptées à notre métier auprès de personnes dépendantes
Gestion humaine
Gérer les entretiens annuels et trimestriels d’évaluation avec les membres de son équipe, éventuellement accompagné de la direction
Etre l’interface entre la direction et les membres de son équipe
Accompagner des responsables d’agence dans la gestion des ressources humaines de leurs agences respectives pour prévenir la naissance de conflits de personnes ainsi que pour garantir une attitude positive de respect mutuel et de professionnalisme de chacun
Gestion organisationnelle
Assister les collaborateurs d’agence et les former sur les points jugés nécessaires par le responsable ou sur demande des collaborateurs
Suivre les responsables d’agence dans la gestion d’équipe et du centre de profit
• Fonction 3 : Evaluation et suivi des résultats
Suivre les performances individuelles et collectives de l’agence, valider l’atteinte des objectifs sur les thématiques suivantes : activité commerciale, RDV prescripteurs, phoning, marge brute, rentabilité…
Garantir la bonne mise en pratique des procédures Vitalliance
Suivi et prise en main des plans d’actions locaux suite aux réclamations et questionnaires satisfaction en relais du pôle audit
• Fonction 4 : Reporting
Assurer le reporting auprès de la direction commerciale mensuellement et trimestriellement
Envoi de compte-rendu après chaque visite en agence à la Direction
Création et pilotage des tableaux de bord (TB Master, Classement des agences, Facturation, PFM, Tracking Marketing, Marge Client…)
Le responsable d’agence Vitalliance est l’ambassadeur de la marque Vitalliance sur son territoire (département) et contribue pleinement au développement de son agence. Il assure des missions de coordination et de management de son équipe directe (responsable de secteur) et des équipes sur le terrain (auxiliaires de vie).
Relation Clients : vous vous assurez de la qualité des service rendu aux clients avec votre chargés de clientèle
Commercial : vous développez et animez votre réseau de prescripteurs (acteurs médico-sociaux de la région), vous suivez les demandes de prospects et les devis avec le call center commercial
Management : vous organisez et coordonnez le travail de vos chargé(e)s de clientèle, en garantissant le respect des procédures de gestion. Gestion :
Vous êtes garant(e) de la satisfaction client et accompagnez les chargé(e)s de clientèle sur la gestion de missions complexes.
Vous assurez l'ensemble des missions inhérentes à la gestion d'un centre de profit (suivi de la marge brute, annualisation du temps de travail, reporting auprès du directeur régional…).
Recherche de nouveaux habitats partagés
Sourcing et visites de nouveaux biens à destination de personnes en situation de handicap
Négociations avec les propriétaires
Rédaction des documents administratifs avec le propriétaire: bail, état des lieux
Mise en place et adaptation des habitats partagés
Mener à bien les travaux d’adaptation du logement via la recherche de prestataires et suivi des chantiers
Achat des équipements et meubles nécessaires au bon fonctionnement de l’habitat
Rédaction des documents administratifs avec les locataires en situation de handicap: bail, état des lieux…
Accompagnement lors de l’entrée dans les lieux des premiers clients
Suivi et optimisation des procédures
Structuration des process
Amélioration des outils et process en place
Ces missions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des évolutions et des nécessités du service
Sous la supervision de la Directrice régionale, votre mission consistera à recruter des auxiliaires de vie au niveau régional en soutien aux agences du Sud Ouest .
Définir les besoins de recrutement avec les Responsables d’agences et responsables de secteur
Rédiger et diffuser des offres d’emploi sur les jobboards
Trier les candidatures
Identifier et contacter des candidats potentiels dans des CVthèques ( France travail…)
Effectuer des Pré entretiens téléphoniques
Organiser les entretiens avec les candidats et les responsables d’agences/ responsables de secteur
Reporting Recrutement : suivi des candidatures
Suivi des candidats intégrés
Rechercher des partenariats de recrutement (France travail, associations, missions locales
Effectuer les réponses négatives
Entretiens individuels à planifier
Contrôle de références
En fonction de votre implication et de votre motivation, les fonctions et responsabilités qui vous seront confiées pourront être amenées à évoluer.
Rattaché au Responsable de zone ,vous êtes l’interface entre les alternants, les formateurs, les responsables d’agences et l’OPCO.
Missions :
Organiser les formations des alternants
Présenter la formation aux apprenants et les dispositifs de formation aux employeurs potentiels
Gérer la présence des alternants : envoi des convocations, suivi des feuilles d'émargements avec les formateurs, saisie des absences des alternances sur YPAREO, repositionnement
Gérer la disponibilité du matériel du centre de formation
Gestion de la logistique pour l’examen des alternants
Planifier les formations Sauveteur Secouriste au Travail
Traitement des notes de frais des alternances et des formateurs
Recrutement des Formateurs et organiser leurs plannings
Points réguliers avec les agences Vitalliance : déplacements à prévoir ponctuellement
Suivre les formations en e-learning des alternants
Planifier les formations e-learning et suivre les parcours des alternants
Extraction e-learning à transmettre aux agences
Gérer l’inscription et le suivi administratif des apprentis
Création des CERFA sur YPAREO
Création des alternants sur les différentes plateformes : YPAREO, 360learning, SPENDESK
Préparer et enregistrer les contrats d’apprentissage, de professionnalisation et Pro-A sur l’outil de gestion de l’organisme financeur (OPCO EP)
Traitement des non-conformités
Gérer les ruptures de contrat
Effectuer un reporting avec le Zone Manager
Mise à jour des objectifs
De la bonne application de la démarche Qualiopi : suivre les livrets des alternants en collaboration avec les tuteurs, enquête de satisfaction
Participation des forums/salons de l’emploi/job dating
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Chargé(e) de Formation Multifilières.
Rattaché(e) à la Responsable de Formation, vous êtes l’interface entre les alternants, les formateurs, les responsables d’agences et l’OPCO EP sur les différents dispositifs proposés au sein de notre centre de formation.
Vos missions
Organiser les formations des alternants
Définir les dates de formations des alternants en accord avec l’agence et en fonction des disponibilités de nos centres de formation
Élaborer le calendrier de formation
Gérer la présence des alternants : envoi des convocations, suivi des feuilles d'émargements avec les formateurs, saisie des absences des alternances sur YPAREO, repositionnement
Gérer la disponibilité du matériel du centre de formation et son réapprovisionnement
Gestion de la logistique pour l’examen des alternants
Planifier les formations Sauveteur Secouriste au Travail
Traitement des notes de frais des alternances et des formateurs
Recrutement des Formateurs : inscription aux formations pour devenir formateur
Organiser les plannings des formateurs
Points réguliers avec les agences Vitalliance : déplacements à prévoir ponctuellement
Conseiller sur les différents dispositifs
Connaître parfaitement les différents dispositifs proposés au sein d’UNIFADOM
Être en capacité de proposer le dispositif de plus adapté en fonction du profil du candidat
Savoir différencier les différents dispositifs proposés
Présenter la formation aux apprenants et aux employeurs potentiels
Suivre les formations en e-learning des alternants
Planifier les formations e-learning et suivre les parcours des alternants
Extraction e-learning à transmettre aux agences
Gérer l’inscription et le suivi administratif des apprentis
Création des CERFA sur YPAREO
Création des alternants sur les différentes plateformes : YPAREO, 360learning, SPENDESK
Préparer et enregistrer les contrats d’apprentissage, de professionnalisation et Pro-A sur l’outil de gestion de l’organisme financeur (OPCO EP)
Traitement des non-conformités
Gérer les ruptures de contrat de travail
Clôture du contrat sur YPAREO suite à examen
Effectuer un reporting avec le Zone Manager
Mise à jour des objectifs
De la bonne application de la démarche Qualiopi : suivre les livrets des alternants en collaboration avec les tuteurs, enquête de satisfaction
Participation des forums/salons de l’emploi/job dating
Sous la supervision de la Directrice régionale, votre mission consistera à recruter des auxiliaires de vie au niveau régional en soutien aux agences de Normandie.
Définir les besoins de recrutement avec les Responsables d’agences et responsables de secteur
Rédiger et diffuser des offres d’emploi sur les jobboards
Trier les candidatures
Identifier et contacter des candidats potentiels dans des CVthèques ( France travail…)
Effectuer des Pré entretiens téléphoniques
Organiser les entretiens avec les candidats et les responsables d’agences/ responsables de secteur
Reporting Recrutement : suivi des candidatures
Suivi des candidats intégrés
Rechercher des partenariats de recrutement (France travail, associations, missions locales
Effectuer les réponses négatives
Entretiens individuels à planifier
Contrôle de références
En fonction de votre implication et de votre motivation, les fonctions et responsabilités qui vous seront confiées pourront être amenées à évoluer.
Le Chargé(e) de clientèle régional ou Responsable de secteur régional intervient dans les agences présentes en île de France Sud.
Vous intervenez dans des agences en sous-effectifs, en difficulté ou en accroissement d'activité :
● Vous collaborez avec les équipes en place et les soutiendrez .
● Vous assurez la continuité de service auprès de nos clients.
● Vous pourrez également travailler sur des projets ou indicateurs clés avec la Directrice régionale
Ses missions principales sont :
Suivi de la Relation avec les Clients
Coordination des équipes :
mise en place et suivi des prestations auprès des clients
recrutement et gestion de planning des intervenants au quotidien
Gestion administrative et juridique :
gestion du recrutement des auxiliaires de vie (recrutement, contrats de travail / administration du personnel
management des auxiliaires de vie
Relations commerciales :
gestion des demandes des prospects, élaboration de devis et suivi de la relation commerciale.
accompagnement du responsable d’agence auprès de professionnels du secteur
Le chargé de facturation et recouvrement au sein de Vitalliance est l’interlocuteur privilégié des clients payeurs directs (mandataire et prestataire avec ou sans prise en charge) ou des organismes payeurs (tiers payants, Conseil Général, CPAM…) pour tout ce qui concerne la facturation et le recouvrement.
Le poste s’organise autour des missions suivantes :
• Gestion clients :
⮞ Création et contrôle des comptes clients (selon le cas)
⮞ Enregistrement et suivi des prises en charge auprès des organismes payeurs (selon le cas)
⮞ Optimisation et garantie du bon déroulement du process dans la facturation et le recouvrement des créances auprès des collaborateurs d’agence et du siège
⮞ Contacts téléphoniques réguliers avec les clients/leur entourage et les organismes payeurs
• Gestion de la facturation mensuelle :
⮞ Etablissement, édition, vérification et envoi des factures
⮞ Traitement des anomalies liées à la facturation avec l’aide des collaborateurs d’agence
⮞ Traitement des litiges et suivi des dossiers incomplets ou non reçus
⮞ Répondre aux demandes et réclamations des clients ou des organismes payeurs
• Gestion des encaissements :
⮞ Réception, contrôle et enregistrement des règlements clients, ADV, fournisseurs…
⮞ Affectation des règlements (virement, chèque bancaire, CESU, OSEO…)
⮞ Gestion et vérification du fichier des prélèvements clients puis envoi à la direction (selon le cas)
⮞ Cession des créances sur OSEO (selon le cas)
• Gestion du recouvrement des créances :
⮞ Relance des impayés clients ou des organismes payeurs selon le cas : par courrier, par téléphone, par mail, mise en place de la procédure de relance, mise en demeure…
⮞ Suivi des échéanciers et des rejets bancaires
Au sein du pôle qualité composé de quatre personnes, nous recherchons un(e) Assistant(e) Qualité H/F en alternance pour notre siège basé à Courbevoie (92).
Missions
En tant qu’Assistant(e) Qualité, vous êtes l'interlocuteur privilégié des collaborateurs d'agence concernant le suivi des procédures qualité ainsi que de la mesure de la satisfaction des clients et intervenants.
Le poste s’organise autour des missions suivantes :
Mesurer la satisfaction des clients et des intervenants à domicile
Réaliser des audits internes et accompagner les agences en vue des différentes certifications
Assurer un suivi des résiliations
Elaborer et s’assurer du respect des procédures internes
Renseigner les différents tableaux de suivi qualité
Poste rattaché à la Direction Marketing et Commerciale, ayant pour but d'élaborer et mettre en œuvre le plan d’actions marketing digitales au profit de la visibilité, de la génération de trafic et de la performance commerciale
Basé à Courbevoie (92)
DÉTAIL DES MISSIONS
Piloter la stratégie d'acquisition de leads, et optimiser le plan d’action et suivre les performances sur tous les leviers : SEA, SEO, Native Ads …
Manager les agences partenaires (sea, seo et web agency)
Actions SEA (Adwords)
optimiser les Landing Pages
test A/B
ciblage
suivi des performances mensuelles
Superviser les actions SEO
redaction contenu
optimisation du maillage interne et netlinking
suivi des positionnements
optimisation des pages Google My Business
Natives Ads…
Webmastering : optimisation du site web (rubriques, contenu)
Tracking des actions
Rattaché au service Achats, vous aurez pour mission :
Gestion des achats : Sélectionner les véhicules appropriés en fonction des besoins de l'entreprise, négocier avec les concessionnaires et les fournisseurs pour obtenir les meilleures conditions d'achat.
Maintenance et entretien : Assurer le suivi régulier de l'entretien, des réparations et des contrôles techniques des véhicules pour garantir leur bon fonctionnement et leur sécurité.
Gestion des coûts : Contrôler les dépenses liées à l'utilisation des véhicules, analyser les coûts de carburant, d'assurance, de réparations et de remplacement pour optimiser le budget alloué à la flotte.
Suivi administratif : Gérer la documentation liée aux véhicules tels que les assurances, les contrats de leasing ou d'achat, les immatriculations, les autorisations de conduite, etc.
Optimisation de la flotte : Évaluer constamment la taille et la composition de la flotte pour répondre aux besoins de l'entreprise tout en recherchant des moyens d'améliorer l'efficacité opérationnelle et la rentabilité.
Mise en conformité réglementaire : S'assurer que tous les véhicules répondent aux normes et réglementations en vigueur en matière de sécurité, d'émissions, et de toute autre exigence légale.
Gestion des risques : Mettre en place des politiques et des procédures pour minimiser les risques liés à l'utilisation des véhicules tels que les accidents, les vols, ou les abus.
Suivi des performances : Analyser les données de performance des véhicules (consommation de carburant, kilométrage, coûts d'entretien, etc.) pour identifier les tendances, les opportunités d'économies et les améliorations potentielles.