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Notre démarche pour une aide à domicile de qualité
Notre système Qualité s'organise autour de 4 piliers
Se concentrer sur l'humain car il n'y a pas de pérennité sans confiance, ni de confiance sans pérennité.
Dans notre métier, une bonne entente entre l'aide à domicile et son client est essentielle, c'est pourquoi à Vitalliance les recrutements évaluent autant le savoir-faire que le savoir-être de nos intervenant(e)s.
Assurer un suivi efficace des interventions car notre service est guidé par les besoins et attentes de nos clients, ainsi que par la garantie d'une bonne qualité de travail pour nos intervenants.
Simplicité et transparence, gages incontournables de sérénité.
Moderniser l'aide à domicile pour conserver une qualité de service optimale. A Vitalliance, nous travaillons dur pour que les métiers de l'aide à domicile passent au 21ème siècle, avec les outils technologiques et des méthodes de gestion d'aujourd'hui.
Avançons ensemble !
Nous nous engageons à fournir à nos équipes toutes les ressources nécessaires au développement, à la mise en œuvre et à l'amélioration continue du système Qualité. Notre cellule d'audit interne travaille dans ce sens et toute notre culture d'entreprise d'aide à domicile auprès des personnes âgées et/ou dépendantes promeut la réactivité, la conscience professionnelle et l'efficacité.
La politique Qualité doit être comprise, partagée et appliquée de tous. Ainsi, nous identifions puis éliminons durablement nos dysfonctionnements et nous faisons bénéficier nos clients des progrès réalisés.
Les 4 piliers fondateurs de notre démarche qualité
Vitalliance se développe grâce à des clients satisfaits. Sa vocation est de délivrer aux personnes âgées ou handicapées un service d'accompagnement à domicile haut de gamme et sur-mesure.
L'humain
Nos équipes en agence vous assurent un service irréprochable.
Un chargé de clientèle Vitalliance gère 30 clients au maximum. Il prend le temps de connaître et rencontrer chaque client, chaque intervenant et chaque situation. Il est votre interlocuteur unique et le garant de la qualité de notre prestation.
La majorité de nos chefs d'agences sont d'anciennes assistantes sociales ou Infirmières coordinatrices ce qui leur confère une vraie connaissance métier.
Une agence Vitalliance ouvre uniquement lorsque nous trouvons la bonne personne pour être chef d'agence. Nos plus de 50 agences mettent en place des missions dans un rayon d'environ 100 km. Nos intervenants, eux, vivent à proximité immédiate des lieux où ils interviennent (moins d'une demi-heure de transport). C'est un gage de stabilité dans les missions.
Chez Vitalliance, le client choisit son / ses intervenant(s) à domicile, de la même manière que l'intervenant choisit ses clients, en postulant aux missions qui lui sont proposées dans l'espace internet dédié. Vitalliance n'impose pas de mission à un intervenant ; là encore, c'est un gage de stabilité. Lorsque plusieurs intervenants déposent leur candidature pour une même mission, c'est le coordinateur qui décide de présenter tel ou tel candidat à un client en fonction de ses compétences, de ses disponibilités et affinités psychologiques.
Le suivi
Un savoir-faire spécifique à la prise en charge de la dépendance à domicile.
Mise en place d'une mission Vitalliance d'aide à domicile auprès d'une personne âgée ou d'une personne handicapée
Le client contacte Vitalliance. Une discussion approfondie permet d'identifier les besoins du client et de délivrer les explications nécessaires au bon déroulement de l'intervention à domicile. Elle permet l'élaboration d'un premier devis sur-mesure explicitant le coût de la prestation, communiqué directement par téléphone ou par e-mail.
Entre la validation d'un devis Vitalliance et le début de la mission d'aide à domicile, il s'écoule en moyenne 48 heures.
Notre tarification est simple : un seul tarif tous les jours (ouvré, férié, week-end). Il est défini dès le devis, en fonction du volume d'heures et de la difficulté de la mission. Si vous bénéficiez d'une aide financière (PCH, APA), nous pouvons nous aligner.
Une visite au domicile du client est réalisée par le coordinateur Vitalliance qui a créé le devis.
De retour à Vitalliance, après avoir bien cerné le besoin et la personnalité de la personne à aider, le coordinateur pré-sélectionne un ou plusieurs intervenants, qu'il va proposer au client et à sa famille de rencontrer à son domicile. A l'issue de cet entretien, le client et son entourage décident de le retenir, ou non (sans aucun coût). Le profil de l'intervenant(e) est choisi sur des critères de savoir faire (de l'aide ménagère à l'éducateur spécialisé, en passant les auxiliaires de vie, les garde malades, les assistantes de vie, les arts thérapeutes etc...).
Tout est en place pour durer.
La tenue d'un cahier de liaison par l'intervenant permet de noter un certain nombre de détails importants concernant le client et d'opérer un réel suivi avec les professionnels de santé.
Le client peut librement changer d'intervenant en respectant certains délais (de 1 jour à 1 mois selon la typologie de mission) sur simple demande, ou sur suggestion du coordinateur Vitalliance et/ou des intervenants, si ceux-ci détectent l'apparition d'une incompatibilité avec le client, par exemple.
Tous les mois, Vitalliance édite une facture sur la base des heures consommées.
La simplicité
La capacité d'assurer un service continu, fiable et fluide.
Nous sommes joignables tous les jours du lundi au dimanche de 6h à minuit pour mettre en place des missions, le délai normal de mise en place étant lui de 48 heures ouvrées.
Pour les prestations déjà en cours, un coordinateur d'astreinte est disponible les dimanches pour gérer les éventuelles demandes.
Dans les cas d'extrême urgence, comme par exemple en cas d'absence de l'intervenant (accident ou maladie), Vitalliance assure un remplacement immédiat grâce à ses horaires de bureaux étendus. Nous pouvons réagir dans un délai inférieur à deux heures.
Nous intervenons 24/24 et 7/7 chez nos clients.
Grâce au VitaPhone, système de pointage téléphonique sur numéro vert pour les clients qui l'acceptent, les horaires des interventions sont suivis de manière précise. L'intervenant compose le numéro vert du VitaPhone depuis le poste fixe du client, tape son code personnel Vitalliance. Les proches du client peuvent recevoir à chaque pointage du VitaPhone une alerte temps réel par e-mail et/ou SMS. Cette option est gratuite et a été développée par Vitalliance pour rassurer certains clients sur le bon déroulement de la mission au domicile de leurs proches dépendants.
Vitalliance insiste fortement sur la responsabilisation de ses équipes d'intervention et met en place les outils et procédures qui rendent autonomes les intervenants. Ainsi, pour les missions lourdes notamment, plusieurs intervenants se relaient et communiquent entre eux. En cas d'impossibilité de prise de poste de l'un des intervenants, celui-ci est tenu par nos procédures de joindre ses collègues afin que l'un d'eux le remplace immédiatement et d'en informer le coordinateur.
La modernité
Rapidité et fluidité pour un accompagnement sur-mesure.
La fluidité de passation des informations entre les différents interlocuteurs de la mission est garantie par la traçabilité parfaite de tous les évènements (appels téléphoniques, compte-rendus des visites, demandes du client, consignes de gestion, etc.) dans le système informatique central internet, le VitaCenter.
Ce système unique, inventé par les équipes de développeurs informatiques de Vitalliance, a été bâti sur-mesure depuis plus de 10 ans, et fait l'objet d'améliorations permanentes. Grâce à lui, tout l'historique des informations concernant chaque mission sont disponibles à tout moment pour l'ensemble des équipes de coordination. C'est ce qui garantit un flux constant de communication, partagé entre tous, sans doublon, ni perte d'information.
Les équipes de Vitalliance en retirent efficacité et rapidité pour traiter toutes les demandes. L'informatique permet d'automatiser les tâches les plus courantes comme la gestion des congés, la gestion des collectes d'heures mensuelles... C'est pourquoi, les collaborateurs en agences peuvent se consacrer à l'accompagnement de leurs clients, actuels et nouveaux.
Afin de mieux servir ses clients, Vitalliance s'est engagé dans une démarche Qualité depuis 2007. Nous sommes donc certifiés NF et Cap'handéo sous le référentiel des services à la personne NFX50-056. Vitalliance dispose en France de l'agrément qualité SAP451053383, des labels NF Service aux personnes et Cap'handéo qui garantissent des prestations de qualité.
Professionnelle de l'aide aux personnes dépendantes à domicile, notre entreprise appuie son développement sur les qualités humaines et techniques de ses collaborateurs, un système informatique innovant et une fiabilité juridique sans faille.
Cette politique Qualité participe de l'amélioration continue du service rendu au client, assurant par la même la pérennité du développement de notre entreprise.
À la fois acteurs et bénéficiaires de cette démarche, nous sommes tous à chaque instant impliqués. Participations actives, propositions et initiatives de chacun dynamisent notre système Qualité. Ces actions sont le moteur de notre ambition : rendre nos équipes et nos prestations chaque jour plus performantes.
Présentation de Cap'Handeo
Cap'Handéo, ce sont des labels et certifications de service lancés en 2011. Fondés sur des référentiels rédigés par les personnes en situation de handicap, mais aussi par des professionnels (des secteurs de l'aide à domicile, des transports, des aides techniques), les labels et certifications Cap'Handéo répertorient un ensemble d'exigences incontournables.
Les engagements qualité des organismes certifiés
Des interventions possibles entre 6h00 et minuit
Le remplacement dans l'heure d'un intervenant absent
Un planning souple et modifiable sur simple demande
Des intervenants formés au(x) handicap(s)
L'accompagnement au quotidien par un suivi individualisé
La recherche de votre satisfaction
Retrouvez ci-dessous la liste de nos 16 agences certifiées Cap'Handéo :
