Notre démarche pour une aide à domicile de qualité

L'humain

Nos équipes en agence vous assurent un service irréprochable.

• Un chargé de clientèle Vitalliance gère 30 clients au maximum. Il prend le temps de connaître et rencontrer chaque client, chaque intervenant et chaque situation. Il est votre interlocuteur privilégié et le garant de la qualité de notre prestation.
• La majorité de nos chefs d'agences sont d'anciennes assistantes sociales, Infirmières coordinatrices ou chargées de clientèle ce qui leur confère une vraie connaissance métier.
• Une agence Vitalliance ouvre uniquement lorsque nous trouvons la bonne personne pour être chef d'agence. Nos 161 agences mettent en place des missions dans un rayon d'environ 100 km. Nos intervenants, eux, vivent à proximité immédiate des lieux où ils interviennent (moins d'une demi-heure de transport). C'est un gage de stabilité dans les missions.
• Chez Vitalliance, le client choisit son / ses intervenant(s) à domicile, de la même manière que l'intervenant choisit ses clients, en postulant aux missions qui lui sont proposées dans l'espace internet dédié. Vitalliance n'impose pas de mission à un intervenant ; là encore, c'est un gage de stabilité. Lorsque plusieurs intervenants déposent leur candidature pour une même mission, c'est le coordinateur qui décide de présenter tel ou tel candidat à un client en fonction de ses compétences, de ses disponibilités et affinités psychologiques.

Le suivi

Un savoir-faire spécifique à la prise en charge de la dépendance à domicile.

Mise en place d'une mission Vitalliance d'aide à domicile auprès d'une personne âgée ou d'une personne handicapée

• Le client contacte Vitalliance. Une discussion approfondie permet d'identifier les besoins du client et de délivrer les explications nécessaires au bon déroulement de l'intervention à domicile. Elle permet l'élaboration d'un premier devis sur-mesure explicitant le coût de la prestation, communiqué directement par téléphone ou par e-mail.
• Entre la validation d'un devis Vitalliance et le début de la mission d'aide à domicile, il s'écoule en moyenne 48 heures.
• Une visite au domicile du client est réalisée par le responsable d'agence ou le chargé de clientèle en charge de votre accompagnement.
• De retour à Vitalliance, après avoir bien cerné le besoin et la personnalité de la personne à aider, le coordinateur pré-sélectionne un ou plusieurs intervenants, qu'il va proposer au client et à sa famille de rencontrer à son domicile. A l'issue de cet entretien, le client et son entourage décident de le retenir, ou non (sans aucun coût). Le profil de l'intervenant(e) est choisi sur des critères de savoir faire (de l'aide ménagère à l'éducateur spécialisé, en passant les auxiliaires de vie, les garde malades, les assistantes de vie, les arts thérapeutes etc...).
• Tout est en place pour durer.
• La tenue d'un cahier de liaison par l'intervenant permet de noter un certain nombre de détails importants concernant le client et d'opérer un réel suivi avec les professionnels de santé.
• Le client peut changer d'intervenant en respectant certains délais si celui-ci détecte l'apparition d'une incompatibilité avec l'intervenant, par exemple.
• Tous les mois, Vitalliance édite une facture sur la base des heures consommées.

La simplicité

La capacité d'assurer un service continu, fiable et fluide.

• Nous sommes joignables tous les jours du lundi au dimanche de 6h à minuit pour mettre en place des missions, le délai normal de mise en place étant lui de 48 heures ouvrées.
• Pour les prestations déjà en cours, un coordinateur d'astreinte est disponible en dehors des heures d'ouverture de l'agence (tous les jours de 6h00 à minuit) pour gérer les éventuelles demandes.
• Dans les cas d'extrême urgence, comme par exemple en cas d'absence de l'intervenant (accident ou maladie), Vitalliance assure un remplacement immédiat grâce à ses horaires de bureaux étendus. Nous pouvons réagir dans un délai inférieur à deux heures.
• Nous intervenons 24/24 et 7/7 chez nos clients.
• Grâce à un systeme de pointage fiable et sécurisé, les horaires des interventions sont suivis de manière précise. Pour les personnes les plus dépendantes, une équipe dédiée vérifie le pointage et donc la présence de l'auxiliaire de vie à son domicile. Dans le cas contraire, une alerte est donnée à l'agence pour effectuer le remplacement dans les plus brefs délais.
• Vitalliance insiste fortement sur la responsabilisation de ses équipes d'intervention et met en place les outils et procédures qui rendent autonomes les intervenants. Ainsi, pour les missions lourdes notamment, plusieurs intervenants se relaient et communiquent entre eux. En cas d'impossibilité de prise de poste de l'un des intervenants, celui-ci est tenu par nos procédures de joindre ses collègues afin que l'un d'eux le remplace immédiatement et d'en informer le coordinateur.

La modernité

Rapidité et fluidité pour un accompagnement sur-mesure.

• La fluidité de passation des informations entre les différents interlocuteurs de la mission est garantie par la traçabilité parfaite de tous les évènements (appels téléphoniques, compte-rendus des visites, demandes du client, consignes de gestion, etc.) dans notre système informatique central.
• Ce système unique, inventé par les équipes de développeurs informatiques de Vitalliance, a été bâti sur-mesure depuis plus de 10 ans, et fait l'objet d'améliorations permanentes. Grâce à lui, tout l'historique des informations concernant chaque mission sont disponibles à tout moment pour l'ensemble des équipes de coordination. C'est ce qui garantit un flux constant de communication, partagé entre tous, sans doublon, ni perte d'information.
• Les équipes de Vitalliance en retirent efficacité et rapidité pour traiter toutes les demandes. L'informatique permet d'automatiser les tâches les plus courantes comme la gestion des congés, la gestion des collectes d'heures mensuelles... C'est pourquoi, les collaborateurs en agences peuvent se consacrer à l'accompagnement de leurs clients, actuels et nouveaux.