Vos missions
Le Responsable de Secteur ou Chargé de Clientèle est au cœur de la relation entre les clients et les intervenants à domicile.
Ses missions principales sont :
Suivi de la Relation avec les Clients
Coordination des équipes :
mise en place et suivi des prestations auprès des clients
recrutement et gestion de planning des intervenants au quotidien
Gestion administrative et juridique :
gestion du recrutement des auxiliaires de vie (recrutement, contrats de travail / administration du personnel avec le soutien d’un service RH expert)
management des auxiliaires de vie (animation de réunions d’équipes…)
Relations commerciales :
gestion des demandes des prospects, élaboration de devis et suivi de la relation commerciale.
accompagnement du responsable d’agence auprès de professionnels du secteur).
Directement rattaché au Responsable Ressources Humaines France, votre périmètre très large vous amènera à gérer la formation pour nos 119 agences en France. Vous avez 2 missions :
1) Formation
Création et animation du plan de formation
Gestion administrative de la formation (analyse des besoins, devis, feuilles d’émargement, conventions de formation, factures, tableau de suivi, attestations, PFM…)
Collecte et vérification des documents liés à l’inscription aux formations
Lien avec les organismes de formation et les agences
Gestion des relations avec l’OPCO (demande de prise en charge, suivi des dossiers en cours, remboursement...)
Relances auprès des agences et des organismes de formation pour obtenir les documents nécessaires à la demande de prise en charge financière par notre OPCO
Gestion des réservations d’hôtels et trains de nos collaborateurs en formation
Conseil auprès de nos collaborateurs sur les différentes modalités du CPF, CPF de transition, VAE, et suivi des dossiers de transition professionnelle
Gestion et suivi des dossiers d'aides aux contrats de professionnalisation
Gestion et suivi de la facturation des contrats Pro A
2) 1% logement
Interlocuteur 1% logement
Orienter les salariés sur les démarches à suivre
Gestion de l’espace personne
Le Chargé de facturation et recouvrement au sein de Vitalliance est l’interlocuteur privilégié des clients payeurs directs (mandataire et prestataire avec ou sans prise en charge) ou des organismes payeurs (tiers payants, Conseil Général, CPAM…) pour tout ce qui concerne la facturation et le recouvrement.
Le poste s’organise autour des missions suivantes :
• Gestion clients :
⮞ Création et contrôle des comptes clients
⮞ Enregistrement et suivi des prises en charge auprès des organismes payeurs
⮞ Optimisation et garantie du bon déroulement du process dans la facturation et le recouvrement des créances auprès des collaborateurs d’agence et du siège
⮞ Contacts téléphoniques réguliers avec les clients/leur entourage et les organismes payeurs
• Gestion de la facturation mensuelle :
⮞ Etablissement, édition, vérification et envoi des factures
⮞ Traitement des anomalies liées à la facturation avec l’aide des collaborateurs d’agence
⮞ Traitement des litiges et suivi des dossiers incomplets ou non reçus
⮞ Répondre aux demandes et réclamations des clients ou des organismes payeurs
• Gestion des encaissements :
⮞ Réception, contrôle et enregistrement des règlements clients, ADV, fournisseurs…
⮞ Affectation des règlements (virement, chèque bancaire, CESU, OSEO…)
⮞ Gestion et vérification du fichier des prélèvements clients puis envoi à la direction (selon le cas)
⮞ Cession des créances sur OSEO (selon le cas)
• Gestion du recouvrement des créances :
⮞ Relance des impayés clients ou des organismes payeurs selon le cas : par courrier, par téléphone, par mail, mise en place de la procédure de relance, mise en demeure…
⮞ Suivi des échéanciers et des rejets bancaires
Vos missions
Le Responsable de Secteur ou Chargé de Clientèle est au cœur de la relation entre les clients et les intervenants à domicile.
Ses missions principales sont :
Suivi de la Relation avec les Clients
Coordination des équipes :
mise en place et suivi des prestations auprès des clients
recrutement et gestion de planning des intervenants au quotidien
Gestion administrative et juridique :
gestion du recrutement des auxiliaires de vie (recrutement, contrats de travail / administration du personnel avec le soutien d’un service RH expert)
management des auxiliaires de vie (animation de réunions d’équipes…)
Relations commerciales :
gestion des demandes des prospects, élaboration de devis et suivi de la relation commerciale.
accompagnement du responsable d’agence auprès de professionnels du secteur).
Vos missions
Le Responsable de Secteur ou Chargé de Clientèle est au cœur de la relation entre les clients et les intervenants à domicile et travaillera uniquement sur une offre de service Mandataire.
Ses missions principales sont :
Suivi de la Relation avec les Clients
Coordination des équipes :
mise en place et suivi des prestations auprès des clients
recrutement et gestion de planning des intervenants au quotidien
Gestion administrative et juridique :
gestion du recrutement des auxiliaires de vie (recrutement, contrats de travail / administration du personnel avec le soutien d’un service RH expert)
management des auxiliaires de vie (animation de réunions d’équipes…)
Relations commerciales :
gestion des demandes des prospects mandataires, élaboration de devis et suivi de la relation commerciale.
Développement commercial
Sous la responsabilité de la directrice régionale, le responsable d’agence régional(e) au sein de Vitalliance intervient dans toutes les agences de la direction régionale.
Il intervient et remplace un responsable d’agence absent au sein d’une agence de la direction régionale afin d’assurer la continuité de service. Il peut également intervenir au sein d’une agence lors d’une augmentation d’activité de celle-ci.
Il est garant de la bonne tenue des agences qui lui sont confiées et de leur organisation. Il est responsable d’une équipe de chargé(e)s de clientèle et veille au bon déroulement des prestations. Il assure le suivi et l’évaluation de ses équipes.
• Fonction 1 : Développement commercial
▶ Développer le projet Vitalliance
- Identifier et analyser le potentiel de développement de l’agence sur laquelle elle est positionnée et mettre en place les actions correspondantes
- Prospection et développement d’un portefeuille de prescripteurs (assistantes sociales, médecins, maisons mutualisées...)
- Fidéliser les prescripteurs en organisant des événements (déjeuners, ciné-débats...)
▶ Expliquer le projet de Vitalliance
- Le communiquer et le partager aux différents publics (prospects, clients, prescripteurs...) tout en ayant un discours commercial adapté et en conformité avec les attentes Vitalliance.
• Fonction 2 : Recrutement et management des Chargé(e)s de Clientèle
▶ Recrutement
- Traiter les candidatures de chargé(e)s de clientèle envoyées par l’équipe RH et organiser l'immersion
- Intégrer et former les nouveaux collaborateurs
▶ Management
- Transmettre et veiller au respect des valeurs et de la qualité de service de Vitalliance
- Assurer le développement et motiver l'équipe
- Fixer, animer et contrôler les objectifs individuels et collectifs
- Accompagner, soutenir et fidéliser les membres de son équipe
- Veiller aux déploiements et à la bonne utilisation des outils de suivi de l'activité
- Animer les réunions hebdomadaires d’équipe
- Réaliser les entretiens trimestriels et annuels de son équipe
• Fonction 3 : Pilotage de l’agence
▶ Suivi de la Performance Opérationnelle:
- Piloter l’annualisation CDD/CDI : compréhension des enjeux, conformité avec la cible, suivi, anticipation sur 5 mois minimum...
- Piloter la TGV
- Piloter tous les indicateurs perf opé
▶ Suivi Juridique:
- Piloter les risques juridiques : veille à la bonne application du juridique (durée du temps de travail, amplitude horaire, temps de repos, nombre de jours de travail hebdomadaire...) et à la bonne conformité des contrats de travail Auxilaire de vie
- S’assurer de la conformité des contrats et de son exécution (relance et suivi des impayés...)
▶ Suivi de la Performance Commerciale et de l’Activité:
- Pilotage des indicateurs de staffing mission, taux de transformation, mise en place...
- Suivi des impayés
▶ Suivi RH:
- Suivre la mise en place de sessions de formations pour les auxiliaires de vie (en lien avec le service RH)
- Piloter les événements auxiliaires de vie : sessions d’information et d’échange, goûters et cafés des intervenants, sessions expertes)
- Assister les collaborateurs de l’agence sur les points jugés nécessaires par le responsable ou sur demande des collaborateurs
- Mise en place de partenariat emploi et suivi des recrutements
▶ Suivi Qualité:
- Etre garant des procédures qualité : sensibilisation, préparation et gestion des audits
- Etre garant de la satisfaction clients
- Etre garant de la satisfaction Auxilaiire de vie
• Fonction 4 : Soutien et Redressement Agences en “difficulté”
- Se rend sur place
- Réalise un état des lieux et propose un plan d’actions afin de sortir l’agence de la crise sous 3 mois
- Mise en place et suivi des indicateurs de redressement de l’agence
- Forme en continue les équipes d’agence
- Apporte une Méthode de travail et met en place les rituels et bonnes pratiques au sein de l'’agence
- Accompagne le cas échéant les Chargés de clientèle chez les prospects
- Rencontre les prescripteurs et les Conseils Départementaux si nécessaire
Le responsable d’agence Vitalliance est l’ambassadeur de la marque Vitalliance sur son territoire (département) et contribue pleinement au développement de son agence. Il assure des missions de coordination et de management de son équipe directe (responsable de secteur) et des équipes sur le terrain (auxiliaires de vie).
Relation Clients : vous vous assurez de la qualité des service rendu aux clients avec votre chargés de clientèle
Commercial : vous développez et animez votre réseau de prescripteurs (acteurs médico-sociaux de la région), vous suivez les demandes de prospects et les devis avec le call center commercial
Management : vous organisez et coordonnez le travail de vos chargé(e)s de clientèle, en garantissant le respect des procédures de gestion. Gestion :
Vous êtes garant(e) de la satisfaction client et accompagnez les chargé(e)s de clientèle sur la gestion de missions complexes.
Vous assurez l'ensemble des missions inhérentes à la gestion d'un centre de profit (suivi de la marge brute, annualisation du temps de travail, reporting auprès du directeur régional…).
Le Chargé(e) de clientèle régional ou Responsable de secteur régional intervient dans les agences présentes en région SUD Ouest.
Vous intervenez dans des agences en sous-effectifs, en difficulté ou en accroissement d'activité :
● Vous collaborez avec les équipes en place et les soutiendrez .
● Vous assurez la continuité de service auprès de nos clients.
● Vous pourrez également travailler sur des projets ou indicateurs clés avec la Directrice régionale
Ses missions principales sont :
Suivi de la Relation avec les Clients
Coordination des équipes :
mise en place et suivi des prestations auprès des clients
recrutement et gestion de planning des intervenants au quotidien
Gestion administrative et juridique :
gestion du recrutement des auxiliaires de vie (recrutement, contrats de travail / administration du personnel
management des auxiliaires de vie
Relations commerciales :
gestion des demandes des prospects, élaboration de devis et suivi de la relation commerciale.
accompagnement du responsable d’agence auprès de professionnels du secteur
L’assistant(e) facturation et recouvrement au sein de Vitalliance est l’interlocuteur privilégié des clients payeurs directs (mandataire et prestataire avec ou sans prise en charge) ou des organismes payeurs (tiers payants, Conseil Général, CPAM…) pour tout ce qui concerne la facturation et le recouvrement.
Le poste s’organise autour des missions suivantes :
• Gestion clients :
⮞ Création et contrôle des comptes clients (selon le cas)
⮞ Enregistrement et suivi des prises en charge auprès des organismes payeurs (selon le cas)
⮞ Optimisation et garantie du bon déroulement du process dans la facturation et le recouvrement des créances auprès des collaborateurs d’agence et du siège
⮞ Contacts téléphoniques réguliers avec les clients/leur entourage et les organismes payeurs
• Gestion de la facturation mensuelle :
⮞ Etablissement, édition, vérification et envoi des factures
⮞ Traitement des anomalies liées à la facturation avec l’aide des collaborateurs d’agence
⮞ Traitement des litiges et suivi des dossiers incomplets ou non reçus
⮞ Répondre aux demandes et réclamations des clients ou des organismes payeurs
• Gestion des encaissements :
⮞ Réception, contrôle et enregistrement des règlements clients, ADV, fournisseurs…
⮞ Affectation des règlements (virement, chèque bancaire, CESU, OSEO…)
⮞ Gestion et vérification du fichier des prélèvements clients puis envoi à la direction (selon le cas)
⮞ Cession des créances sur OSEO (selon le cas)
• Gestion du recouvrement des créances :
⮞ Relance des impayés clients ou des organismes payeurs selon le cas : par courrier, par téléphone, par mail, mise en place de la procédure de relance, mise en demeure…
⮞ Suivi des échéanciers et des rejets bancaires
Le Responsable de Secteur est au cœur de la relation entre les clients et les intervenants à domicile.
Coordination des équipes (gestion quotidienne des Auxiliaires de vie)
Recrutement, gestion administrative et juridique des équipes (contrats de travail, congés, arrêts maladie etc)
Relations commerciales (clientèle et partenaires)
Prospection
Gestion d'une clientèle (devis, évaluation des besoins, mise en place, gestion quotidienne)
Vos missions
Le Responsable de Secteur ou Chargé de Clientèle est au cœur de la relation entre les clients et les intervenants à domicile.
Ses missions principales sont :
Suivi de la Relation avec les Clients
Coordination des équipes :
mise en place et suivi des prestations auprès des clients
recrutement et gestion de planning des intervenants au quotidien
Gestion administrative et juridique :
gestion du recrutement des auxiliaires de vie (recrutement, contrats de travail / administration du personnel avec le soutien d’un service RH expert)
management des auxiliaires de vie (animation de réunions d’équipes…)
Relations commerciales :
gestion des demandes des prospects, élaboration de devis et suivi de la relation commerciale.
Développement commercial
accompagnement du responsable d’agence auprès de professionnels du secteur).
Missions :
Accompagnement dans le processus de migration des données comptables vers un nouveau logiciel comptable : assistance sur le contrôle journalier des écritures et données ainsi que dans l'analyse des dysfonctionnements qui pourraient apparaître suite à la migration.
Assistance dans les travaux de clôture mensuelle et d'analyse des comptes
Assistance (selon profil) sur des dossiers relatifs à la paie (travaux d'analyse)
Contrôler les affectations analytiques
Transmettre les mouvements bancaires
Etablir les règlements fournisseurs
Suivre et régulariser les cut off mensuels (FNP CCA)
Effectuer les déclarations fiscales et sociales
Suivre les clôtures comptables périodiques
Régler les impôts/taxes de l'entreprise
Réaliser à terme mes documents financiers tels que les bilans, la liasse fiscale, comptes de résultats etc.
Vos missions
Rattaché(e) au Responsable juridique. vous ferez partie d’une équipe de 5 personnes avec lesquelles vous travaillerez en étroite collaboration.
Votre rôle sera d’assister administrativement le service dans ses procédures juridiques, notamment sur la gestion administrative des procédures de sortie des Auxiliaires de vie (abandons de poste et fins de PE principalement). Vos interlocuteurs seront les Responsables d’agences et les Chargés de clientèle. Vous serez également formé(e) et accompagné(e) par le service juridique notamment sur la rédaction des courriers.
Rédiger et envoyer les courriers de sanctions et de licenciement (convocations à entretien préalable, lettres de licenciement, avertissements, lettres de rappel, rupture de période d’essai)
Suivre et vérifier les procédures juridiques : abandon de poste, rupture de période d'essai, licenciement dans le respect des délais légaux
Accuser Réception des démissions et ruptures de période d’essai en lien avec les agences
Répondre aux questions ponctuelles des agences (notamment sur le suivi des procédures)
Effectuer des recherches juridiques sur des bases de données
Suivant l'évolution des besoins du service RH, vous pourrez accéder à des missions RH supplémentaires.
Le Responsable de Secteur ou Chargé de Clientèle régional est au cœur de la relation entre les clients et les intervenants à domicile.
Ses missions principales sont :
Suivi de la Relation avec les Clients
Coordination des équipes :
mise en place et suivi des prestations auprès des clients
recrutement et gestion de planning des intervenants au quotidien
Gestion administrative et juridique :
gestion du recrutement des auxiliaires de vie (recrutement, contrats de travail / administration du personnel
management des auxiliaires de vie
Relations commerciales :
gestion des demandes des prospects, élaboration de devis et suivi de la relation commerciale.
accompagnement du responsable d’agence auprès de professionnels du secteur
Rattaché au Responsable de zone,vous êtes en charge du recrutement de nos futurs alternants
Les missions, non exhaustives, sont les suivantes :
- Identification des besoins en recrutement d’alternants et stagiaires du CFA
- Publication et suivi des annonces de recrutement sur les différents plateformes disponibles
- Traitement des candidatures : tri des profils et sélection des candidats retenus
- Entretiens téléphoniques et pré qualifications des candidats : analyse des motivations des candidats, vérification du respect des critères d'embauche de base (niveau d'études, âge, expérience professionnelle)
- Relations candidats-employeurs : présentation des candidats aux employeurs, prise de rendez-vous entre les candidats et les agences, traitement des tests d'entrée, conseils auprès des employeurs sur les dispositifs de formation
- Reporting : complétion des tableaux de reporting suite missions phoning et des différents statuts des candidats jusqu’à l’embauche
- Missions administratives : constituer le dossier d’inscription en collectant l’ensemble des pièces administratives nécessaires, procéder aux vérifications d’identité, saisir, en fonction du dispositif, les informations de l’apprenant sur les plateformes des partenaires Opco et Pôle Emploi
- Garantir le recrutement jusqu’à la signature du contrat : préparation et envoi de la proposition d'embauche
- Interface employeurs et partenaires : être en contact avec les différents employeurs et partenaires emploi pour recruter des alternants ou stagiaires sur les différent dispositifs proposés par le CFA (alternance, POEI, POEC etc)
- Animation des réseaux d’école et partenaires pour recruter à la source, mais aussi à animer un stand dans divers salons dédiés à l'emploi ou rechercher des candidats qui n'auraient pas spontanément répondu à l'annonce