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Manon

Directrice d'Agence

Marine

Chargée de Mission RH

Responsable d'activité

Le Responsable d’activité est sous la responsabilité du responsable d’agence, tout en ayant lui-même des missions managériales puisqu’il est le responsable d’une équipe de chargé(e)s de clientèle ou responsable de secteur.

Il veille au bon déroulement des prestations tout en étant garant de la bonne tenue de l’agence et de son organisation.

A côté de son rôle de responsable d’équipe, il aura également les fonctions de chargé(e) de clientèle dans la mesure où il est en charge d’un portefeuille clients allégé.

  • Fonction 1 : Recrutement et management des Chargé(e)s de Clientèle

▶ Recrutement: traiter les CV, réaliser les premiers entretiens de recrutement des Chargé(e)s de Clientèle puis intégrer et former les nouveaux collaborateurs

Management 

  • motiver l'équipe en fixant, animant et contrôlant les objectifs individuels et collectifs 

  • Accompagner, soutenir et fidéliser les membres de son équipe 

  • Veiller aux déploiements et à la bonne utilisation des outils de suivi de l'activité

  • Animer les réunions hebdomadaires d’équipe

  • Réaliser les entretiens trimestriels et annuels de son équipe

  • Co-animer avec le Responsable d’agence les réunions commerciales trimestrielles de son agence

  • Fonction 2 : Pilotage de l’opérationnel de l’agence

▶ Suivre et animer les indicateurs de performance (annualisation, impayés…)

▶ Garantir la satisfaction client en prenant en charge les « niveaux deux » de réclamations 

▶ Suivre la mise en place de sessions de formations pour les auxiliaires de vie 

▶ Suivre et animer les événements auxiliaires de vie 

▶ Piloter l’annualisation CDD/CDI et  les risques juridiques 

▶ S’assurer de la conformité des contrats et de son exécution (relance et suivi des impayés…)

▶ Etre garant des procédures qualité : sensibilisation, préparation et gestion des audits

  •  Fonction 3 : Développement et fidélisation commerciale

▶ Expliquer le projet de Vitalliance, le communiquer et le partager aux différents publics (prospects, clients, prescripteurs…) 

▶ Identifier, analyser, évaluer et réajuster le degré d’autonomie et les besoins en services d’aide à domicile d’un prospect/client  (par téléphone, à l’agence ou au domicile)

▶ Concevoir un devis et un projet d’accompagnement adaptés aux besoins, aux attentes et aux moyens du prospect/client et assurer le suivi et les relances des devis.

▶ Fidéliser le portefeuille de prescripteurs (médecins, maisons mutualisées…) en organisant des événements (déjeuners...) et le portefeuille clients : appels de suivi de mission, VAD...

  • Fonction 4 : Recrutement et management des auxiliaires de vie

▶ Recrutement : Traiter les CV, sourcing, diffusion d’annonces, contact avec les écoles, les missions locales, organisation de sessions de recrutement  et sélection des candidats : entretien de recrutement téléphonique et physique, réalisation de tests, contrôles de référence...

▶ Management :

  • Assurer un suivi  régulier des auxiliaires de vie en gardant un contact de proximité

  • Évaluer et fidéliser les équipes par le biais d'événements 

  • Professionnaliser les équipes par le biais de formations, de sessions expertes et de temps d’analyse des pratiques professionnelles

  • Fonction 5 : Mise en place et suivi des interventions

▶ Collecter toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l’intervention (humaines, logistiques et techniques)

▶ Conseiller (mise en place d’aide financières, besoins réels, prestations)

▶ Sélectionner, choisir le (ou les) intervenant(s) en fonction de la demande du client et des besoins techniques identifiés

▶ Planifier la 1ère rencontre entre les auxiliaires de vie et le client : brief des intervenants (informations humaines, logistiques et techniques formalisées – fiche de mission)

▶ Organisation,  mise en place et suivi  des interventions (plannings, paie, annualisation…)

▶ Garantir la satisfaction des clients par l’écoute, la présence et la connaissance du terrain et traiter les réclamations 

▶ Gestion administrative : tenue des dossiers ADV / clients, réactivité et conformité des contrats de travail ADV, envoi des fiches de présence dans les délais, et gestion des arrêts maladie, congés maternité, accidents de travail...

▶ Coordonner autour du client les actions des Auxiliaires de vie avec les intervenants (infirmier, kiné, assistante sociale, médecin, tuteur…)

▶ Veiller au respect des engagements contractuels

▶ Recouvrement des impayés 


Responsable d'agence (H/F)

Le responsable d’agence Vitalliance est l’ambassadeur de la marque Vitalliance sur son territoire (département) et contribue pleinement au développement de son agence. Il assure des missions de coordination et de management de son équipe directe (responsable de secteur) et des équipes sur le terrain (auxiliaires de vie). 

  • Relation Clients : vous vous assurez de la qualité des service rendu aux clients avec votre chargés de clientèle

  • Commercial : vous développez et animez votre réseau de prescripteurs (acteurs médico-sociaux de la région), vous suivez les demandes de prospects et les devis avec le call center commercial  

  • Management : vous organisez et coordonnez le travail de vos chargé(e)s de clientèle, en garantissant le respect des procédures de gestion. Gestion : 

    • Vous êtes garant(e) de la satisfaction client et accompagnez les chargé(e)s de clientèle sur la gestion de missions complexes. 

    • Vous assurez l'ensemble des missions inhérentes à la gestion d'un centre de profit (suivi de la marge brute, annualisation du temps de travail, reporting auprès du directeur régional…).

Responsable de Secteur (H/F)

Vos missions

Le Responsable de Secteur ou Chargé de Clientèle est au cœur de la relation entre les clients et les intervenants à domicile. 

Ses missions principales sont :

  • Suivi de la Relation avec les Clients 

  • Coordination des équipes : 

    • mise en place et suivi des prestations auprès des clients

    • recrutement et gestion de planning des intervenants au quotidien 

  • Gestion administrative et juridique : 

    • gestion du recrutement des auxiliaires de vie (recrutement, contrats de travail / administration du personnel avec le soutien d’un service RH  expert)

    • management des auxiliaires de vie (animation de réunions d’équipes…)

  • Relations commerciales : 

    • gestion des demandes des prospects, élaboration de devis et suivi de la relation commerciale. 

    • accompagnement du responsable d’agence auprès de professionnels du secteur).

Alternance - Bac+2 - Chargé de clientèle secteur SAP H/F

Le Chargé de clientèle est au cœur de la relation entre les clients et les intervenants à domicile : 

  • Coordination des équipes (gestion quotidienne des Auxiliaires de vie)

  • Recrutement, gestion administrative et juridique des équipes (contrats de travail, congés, arrêts maladie etc)

  • Relations commerciales (clientèle et partenaires)

  • Prospection

  • Gestion d'une clientèle (devis, évaluation des besoins, mise en place, gestion quotidienne)

Responsable de secteur régional

Le Chargé(e) de clientèle régional ou Responsable de secteur régional intervient dans les agences présentes en région Bretagne

Vous intervenez dans des agences en sous-effectifs, en difficulté ou en accroissement d'activité :

● Vous collaborez avec les équipes en place et les soutiendrez .

● Vous assurez la continuité de service auprès de nos clients.

● Vous pourrez également travailler sur des projets ou indicateurs clés avec la Directrice régionale

Ses missions principales sont :

  • Suivi de la Relation avec les Clients 

  • Coordination des équipes : 

    • mise en place et suivi des prestations auprès des clients

    • recrutement et gestion de planning des intervenants au quotidien 

  • Gestion administrative et juridique : 

    • gestion du recrutement des auxiliaires de vie (recrutement, contrats de travail / administration du personnel

    • management des auxiliaires de vie

  • Relations commerciales : 

    • gestion des demandes des prospects, élaboration de devis et suivi de la relation commerciale. 

    • accompagnement du responsable d’agence auprès de professionnels du secteur

Responsable de département

En tant que Responsable Départementale dans le secteur de l'aide à domicile, vous êtes en charge de la gestion et du pilotage des activités de plusieurs agences dans votre département. Vous êtes un maillon clé entre la Direction Régionale et les équipes opérationnelles, assurant la mise en œuvre de la stratégie de l'entreprise au niveau local. Vous managerez des Responsables d’Activité ainsi que des Responsables d’Agence et serez responsable du bon fonctionnement global, de la performance et de la qualité des services rendus. Vous assurez la relation avec les institutions publiques.

Fonction 1 : Management des équipes 

- Encadrer et animer  les équipes de Responsables d’Activité et de Responsables d’Agence, en veillant à maintenir une dynamique positive et collaborative.

- Assurer la montée en compétences des collaborateurs en organisant des formations et des sessions de développement adaptées aux besoins de chacun.

- Veiller à la bonne application des procédures internes, tout en garantissant la motivation et le bien-être des équipes sur le terrain.

- Réaliser des visites régulières dans les agences pour évaluer le bon fonctionnement des équipes, l'application des process et la mise en œuvre des stratégies.

- Identifier les besoins spécifiques de chaque agence afin d’adapter les actions et ressources en conséquence.

- Superviser la cohérence des stratégies départementales et nationales en assurant leur déploiement efficace dans chaque agence.

- Participer activement au recrutement et s’assurer de la bonne intégration des nouveaux collaborateurs.

Fonction 2 : Pilotage opérationnel 

  • Assurer le suivi et la coordination des activités des agences de votre département.

  • Garantir le respect des normes de qualité, de sécurité et des réglementations en vigueur dans le secteur de l’aide à domicile.

Fonction 3 : Gestion de la performance 

  • Suivre et analyser les indicateurs de performance (chiffre d’affaires, nombre d’heure, rentabilité, satisfaction client, etc.).

  • Mettre en place des plans d’actions correctifs en cas de non atteinte des objectifs

  • Reporter régulièrement à la Directrice Régionale les résultats et performances de vos agences.

Fonction 4 : Relation avec les usagers et partenaires :

  • Garantir la qualité du service auprès des bénéficiaires et traiter les situations délicates ou les réclamations.

  • Développer et maintenir des relations avec les partenaires institutionnels, publics ou privés (CD, collectivités locales, etc.).

  • Participer au développement du réseau de partenaires grands comptes et identifier des opportunités de croissance pour les activités locales.

Fonction 5 : Développement commercial :

Animation globale du dev co, définir la stratégie, manager les cda. 

  • Participer à la mise en œuvre de la stratégie commerciale en local, en collaboration avec la Direction Régionale.

  • Assurer une veille concurrentielle sur le marché local de l’aide à domicile.



En fonction des besoins de l’entreprise, des missions complémentaires peuvent vous être confiées dans le cadre de votre poste.

Alternance - Bac+2 - Chargé de clientèle secteur SAP

Le Chargé de clientèle est au cœur de la relation entre les clients et les intervenants à domicile : 

  • Coordination des équipes (gestion quotidienne des Auxiliaires de vie)

  • Recrutement, gestion administrative et juridique des équipes (contrats de travail, congés, arrêts maladie etc)

  • Relations commerciales (clientèle et partenaires)

  • Prospection

  • Gestion d'une clientèle (devis, évaluation des besoins, mise en place, gestion quotidienne)

Assistant(e) juridique et RH

Vos missions

Rattaché(e) au Responsable juridique. vous ferez partie d’une équipe de 7 personnes avec lesquelles vous travaillerez en étroite collaboration.
Une assistante juridique partant en congé maternité, nous cherchons donc une personne en CDD pour pallier son absence jusqu'à cet été.


Votre rôle sera d’assister administrativement le service dans ses procédures juridiques, notamment sur la gestion administrative des procédures de sortie des Auxiliaires de vie (abandons de poste et fins de PE principalement). Vos interlocuteurs seront les Responsables d’agences et les Chargés de clientèle.

  • Rédiger et envoyer les courriers de sanctions et de licenciement (convocations à entretien préalable, lettres de licenciement, avertissements, lettres de rappel, rupture de période d’essai)

  • Suivre et vérifier les procédures juridiques : abandon de poste, rupture de période d'essai, licenciement dans le respect des délais légaux

  • Accuser Réception des démissions et ruptures de période d’essai en lien avec les agences

  • Répondre aux questions ponctuelles des agences (notamment sur le suivi des procédures)

  • Effectuer des recherches juridiques sur des bases de données

Suivant l'évolution des besoins du service RH, vous pourrez accéder à des missions RH supplémentaires.

Chargé(e) de Formation - Back-Office

Rattaché(e) à la Responsable de Formation, vous êtes l’interface entre les alternants, les formateurs, les responsables d’agences et l’OPCO EP.

  1. Organiser les formations des alternants

  • Définir les dates de formations des alternants en accord avec l’agence et en fonction des disponibilités de nos centres de formation

  • Élaborer le calendrier de formation 

  • Gérer la présence des alternants : envoi des convocations, suivi des feuilles d'émargements avec les formateurs, saisie des absences des alternances sur YPAREO, repositionnement

  • Gérer la disponibilité du matériel du centre de formation et son réapprovisionnement 

  • Gestion de la logistique pour l’examen des alternants

  • Planifier les formations Sauveteur Secouriste au Travail

  • Traitement des notes de frais des alternances et des formateurs

  • Recrutement des Formateurs : inscription aux formations pour devenir formateur

  • Organiser les plannings des formateurs

  1. Suivre les formations en e-learning des alternants 

  • Planifier les formations e-learning et suivre les parcours des alternants 

  • Extraction e-learning à transmettre aux agences



3. Gérer l’inscription et le suivi administratif des apprentis

  • Création des CERFA sur YPAREO

  • Création des alternants sur les différentes plateformes : YPAREO, 360learning, SPENDESK

  • Préparer et enregistrer  les contrats d’apprentissage, de professionnalisation et Pro-A sur l’outil de gestion de l’organisme financeur (OPCO EP)

  • Traitement des non-conformités

  • Gérer les ruptures de contrat de travail

  • Clôture du contrat sur YPAREO suite à examen



4. Effectuer un reporting avec le Zone Manager

  • Mise à jour des objectifs

  • De la bonne application de  la démarche Qualiopi : suivre les livrets des alternants en collaboration avec les tuteurs, enquête de satisfaction

Conseiller(ère) Formation

Vos missions : 

  • Définition de plan d’actions par zone de référence pour atteindre les objectifs de formation

  • Animation de votre réseau d’agences et prescripteurs emploi autour des solutions formation du CFA

  • Accompagnement des agences du réseau Vitalliance dans le recrutement candidats par téléphone, lors de rencontres collectives ou individuelles sur les centres, lors d’entretiens à distance, lors de rencontres à sur des évènements ou des salons

  • Accompagnement et validation de la meilleure solution de financement auprès des employeurs potentiels

  • Validation les étapes décisives de l’entrée en formation : vous faites passer les tests de positionnement et vous organisez des réunions individuelles d’accompagnement

  • Suivi d'activité, accompagnement opérationnel et reporting auprès de la direction

  • Organiser les tournées d’animation et événements dans le réseau pour dynamiser l’activité et faire connaître les produits et dispositifs de formation

  • Travail en collaboration avec le ou la chargé(e) de relation entreprise pour placer les candidats

  • Travail en collaboration forte avec l’équipe back-office des chargés de formation

  • Assurer le suivi de la qualité des formations sur les sites de formation (équipement, respect des process, posture des formateurs) à travers les tournées dans les zones

  • Suivre et mettre à jour le TMS Yparéo