Offres d'emploi au siège ou en agence

Responsable d'activité

Le Responsable d’activité est sous la responsabilité du responsable d’agence, tout en ayant lui-même des missions managériales puisqu’il est le responsable d’une équipe de chargé(e)s de clientèle ou responsable de secteur.

Il veille au bon déroulement des prestations tout en étant garant de la bonne tenue de l’agence et de son organisation.

A côté de son rôle de responsable d’équipe, il aura également les fonctions de chargé(e) de clientèle dans la mesure où il est en charge d’un portefeuille clients allégé.

• Fonction 1 : Recrutement et management des Chargé(e)s de Clientèle

▶ Recrutement: traiter les CV, réaliser les premiers entretiens de recrutement des Chargé(e)s de Clientèle puis intégrer et former les nouveaux collaborateurs

▶ Management 

• motiver l'équipe en fixant, animant et contrôlant les objectifs individuels et collectifs 

• Accompagner, soutenir et fidéliser les membres de son équipe 

• Veiller aux déploiements et à la bonne utilisation des outils de suivi de l'activité

• Animer les réunions hebdomadaires d’équipe

• Réaliser les entretiens trimestriels et annuels de son équipe

• Co-animer avec le Responsable d’agence les réunions commerciales trimestrielles de son agence

• Fonction 2 : Pilotage de l’opérationnel de l’agence

▶ Suivre et animer les indicateurs de performance (annualisation, impayés…)

▶ Garantir la satisfaction client en prenant en charge les « niveaux deux » de réclamations 

▶ Suivre la mise en place de sessions de formations pour les auxiliaires de vie 

▶ Suivre et animer les événements auxiliaires de vie 

▶ Piloter l’annualisation CDD/CDI et  les risques juridiques 

▶ S’assurer de la conformité des contrats et de son exécution (relance et suivi des impayés…)

▶ Etre garant des procédures qualité : sensibilisation, préparation et gestion des audits

•  Fonction 3 : Développement et fidélisation commerciale

▶ Expliquer le projet de Vitalliance, le communiquer et le partager aux différents publics (prospects, clients, prescripteurs…) 

▶ Identifier, analyser, évaluer et réajuster le degré d’autonomie et les besoins en services d’aide à domicile d’un prospect/client  (par téléphone, à l’agence ou au domicile)

▶ Concevoir un devis et un projet d’accompagnement adaptés aux besoins, aux attentes et aux moyens du prospect/client et assurer le suivi et les relances des devis.

▶ Fidéliser le portefeuille de prescripteurs (médecins, maisons mutualisées…) en organisant des événements (déjeuners...) et le portefeuille clients : appels de suivi de mission, VAD...

• Fonction 4 : Recrutement et management des auxiliaires de vie

▶ Recrutement : Traiter les CV, sourcing, diffusion d’annonces, contact avec les écoles, les missions locales, organisation de sessions de recrutement  et sélection des candidats : entretien de recrutement téléphonique et physique, réalisation de tests, contrôles de référence...

▶ Management :

• Assurer un suivi  régulier des auxiliaires de vie en gardant un contact de proximité

• Évaluer et fidéliser les équipes par le biais d'événements 

• Professionnaliser les équipes par le biais de formations, de sessions expertes et de temps d’analyse des pratiques professionnelles

• Fonction 5 : Mise en place et suivi des interventions

▶ Collecter toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l’intervention (humaines, logistiques et techniques)

▶ Conseiller (mise en place d’aide financières, besoins réels, prestations)

▶ Sélectionner, choisir le (ou les) intervenant(s) en fonction de la demande du client et des besoins techniques identifiés

▶ Planifier la 1ère rencontre entre les auxiliaires de vie et le client : brief des intervenants (informations humaines, logistiques et techniques formalisées – fiche de mission)

▶ Organisation,  mise en place et suivi  des interventions (plannings, paie, annualisation…)

▶ Garantir la satisfaction des clients par l’écoute, la présence et la connaissance du terrain et traiter les réclamations 

▶ Gestion administrative : tenue des dossiers ADV / clients, réactivité et conformité des contrats de travail ADV, envoi des fiches de présence dans les délais, et gestion des arrêts maladie, congés maternité, accidents de travail...

▶ Coordonner autour du client les actions des Auxiliaires de vie avec les intervenants (infirmier, kiné, assistante sociale, médecin, tuteur…)

▶ Veiller au respect des engagements contractuels

▶ Recouvrement des impayés 

Chargé(e) de Formation

Rattaché au Responsable de zone, vous êtes l’interface entre les alternants, les formateurs, les responsables d’agences et l’OPCO. 

Missions : 

• Organiser les formations des alternants

  • Présenter la formation aux apprenants et les dispositifs de formation aux employeurs potentiels

  • Gérer la présence des alternants : envoi des convocations, suivi des feuilles d'émargements avec les formateurs, saisie des absences des alternances sur YPAREO, repositionnement

  • Gérer la disponibilité du matériel du centre de formation

  • Gestion de la logistique pour l’examen des alternants

  • Planifier les formations Sauveteur Secouriste au Travail

  • Traitement des notes de frais des alternances et des formateurs

  • Recrutement des Formateurs et organiser leurs plannings

  • Points réguliers avec les agences Vitalliance : déplacements à prévoir ponctuellement

• Suivre les formations en e-learning des alternants 

  • Planifier les formations e-learning et suivre les parcours des alternants 

  • Extraction e-learning à transmettre aux agences

• Gérer l’inscription et le suivi administratif des apprentis

  • Création des CERFA sur YPAREO

  • Création des alternants sur les différentes plateformes : YPAREO, 360learning, SPENDESK

  • Préparer et enregistrer  les contrats d’apprentissage, de professionnalisation et Pro-A sur l’outil de gestion de l’organisme financeur (OPCO EP)

  • Traitement des non-conformités

  • Gérer les ruptures de contrat 

• Effectuer un reporting avec le Zone Manager

  • Mise à jour des objectifs

  • De la bonne application de  la démarche Qualiopi : suivre les livrets des alternants en collaboration avec les tuteurs, enquête de satisfaction

• Participation des forums/salons de l’emploi/job dating

Conseiller(ère) Formation

Au sein d’une équipe de Conseillers Formations Multi-filières, vous aurez en charge le développement d’un portefeuille d’étudiants sur les principales filières qualifiantes auprès de nos principaux partenaires employeurs (Vitalliance).

Vos missions : 

• Définition de plan d’actions par zone de référence pour atteindre les objectifs de formation

• Animation de votre réseau d’agences et prescripteurs emploi autour des solutions formation du CFA

• Accompagnement des agences du réseau Vitalliance dans le recrutement candidats par téléphone, lors de rencontres collectives ou individuelles sur les centres, lors d’entretiens à distance, lors de rencontres à sur des évènements ou des salons

• Accompagnement et validation de la meilleure solution de financement auprès des employeurs potentiels

• Validation les étapes décisives de l’entrée en formation : vous faites passer les tests de positionnement et vous organisez des réunions individuelles d’accompagnement

• Suivi d'activité, accompagnement opérationnel et reporting auprès de la direction

• Organiser les tournées d’animation et événements dans le réseau pour dynamiser l’activité et faire connaître les produits et dispositifs de formation

• Travail en collaboration avec le ou la chargé(e) de relation entreprise pour placer les candidats

• Travail en collaboration forte avec l’équipe back-office des chargés de formation

• Assurer le suivi de la qualité des formations sur les sites de formation (équipement, respect des process, posture des formateurs) à travers les tournées dans les zones

• Suivre et mettre à jour le TMS Yparéo

Responsable de secteur régional

Le Chargé(e) de clientèle régional ou Responsable de secteur régional intervient dans les agences présentes en région Bretagne

Vous intervenez dans des agences en sous-effectifs, en difficulté ou en accroissement d'activité :

● Vous collaborez avec les équipes en place et les soutiendrez .

● Vous assurez la continuité de service auprès de nos clients.

● Vous pourrez également travailler sur des projets ou indicateurs clés avec la Directrice régionale

Ses missions principales sont :

• Suivi de la Relation avec les Clients 

• Coordination des équipes : 

  • mise en place et suivi des prestations auprès des clients

  • recrutement et gestion de planning des intervenants au quotidien 

• Gestion administrative et juridique : 

  • gestion du recrutement des auxiliaires de vie (recrutement, contrats de travail / administration du personnel

  • management des auxiliaires de vie

• Relations commerciales : 

  • gestion des demandes des prospects, élaboration de devis et suivi de la relation commerciale. 

  • accompagnement du responsable d’agence auprès de professionnels du secteur

Concepteur(rice) Pédagogique

Afin d’accompagner le développement fort du CFA, nous recherchons un(e) Concepteur(rice) Pédagogique.

Rattaché(e) au Responsable Pédagogique, vous serez en charge de : 

• Concevoir et créer des formations en présentiel, e-learning et parcours blended, en mettant à disposition des apprenants des formations interactives et des activités pédagogiques e-learning engageantes et innovantes

  • Collecter et analyser les besoins de formation, en collaboration avec l’équipe des formateurs

  • Participer à toutes les étapes de réalisation d’un parcours de formation présentiel et en ligne (objectifs, scénarisation, storyboard, documents de synthèse, textes voix off, script, sous-titrages…) ;

  • Développer des contenus pédagogiques à partir de parcours de formation séquencés et structurés ;

  • Concevoir des supports interactifs et ludiques, des  vidéos et des déroulés dynamiques.

  • Intégrer les parcours et contenus de formation sur la plateforme LMS 360learning ;

• Concevoir et mettre à mettre à jour des modules présentiels et sur le LMS

  • Assurer la qualité et la cohérence du contenu de formation en effectuant des tests et des révisions régulières.

  • Appliquer et améliorer continuellement la conception et contenus des parcours de formation

  • Assurer une veille technico-pédagogique

• Créer des contenus

  • Rédiger du contenu attrayant, informatif et optimisé pour nos différents publics

  • Préparer des projets bien structurés en utilisant les plateformes de publication numériques

  • Élaborer des évaluations innovantes 

  • Promouvoir le contenu sur les réseaux sociaux 

  • Créer des affiches ou tout autre support pour des événements de représentations commerciales

  • Actualiser notre site internet selon les besoins

Assistant Office Manager (H/F)

Vos missions

En tant qu’Assistant(e) Office Manager, vous assisterez l'Office Manager dans les missions suivantes: 

• Accueillir les collaborateurs, les candidats et les visiteurs divers au pôle d'accueil; les orienter vers le bon interlocuteur. 

• Gestion du courrier 

• Envoi de colis ponctuel 

• Gestion du stock de fournitures de bureau, papeterie etc.. 

• Superviser avec l’office manager l’entretien du siège : fonctionnement des locaux, travaux en cours, réparations à faire, approvisionnement en café thé, corbeille de fruits, etc. propreté des locaux.. 

• Participation à l’organisation d’événements de teambuilding (ateliers créatifs, sorties etc..) 

(pas de standard téléphonique)

Suivant l'évolution des besoins du service RH, vous pourrez accéder à des missions RH supplémentaires.

Gestionnaire de Flotte Automobile

Rattaché au service Achats, vous aurez pour mission :

• Gestion des achats : Sélectionner les véhicules appropriés en fonction des besoins de l'entreprise, négocier avec les concessionnaires et les fournisseurs pour obtenir les meilleures conditions d'achat.

• Maintenance et entretien : Assurer le suivi régulier de l'entretien, des réparations et des contrôles techniques des véhicules pour garantir leur bon fonctionnement et leur sécurité.

• Gestion des coûts : Contrôler les dépenses liées à l'utilisation des véhicules, analyser les coûts de carburant, d'assurance, de réparations et de remplacement pour optimiser le budget alloué à la flotte.

• Suivi administratif : Gérer la documentation liée aux véhicules tels que les assurances, les contrats de leasing ou d'achat, les immatriculations, les autorisations de conduite, etc.

• Optimisation de la flotte : Évaluer constamment la taille et la composition de la flotte pour répondre aux besoins de l'entreprise tout en recherchant des moyens d'améliorer l'efficacité opérationnelle et la rentabilité.

• Mise en conformité réglementaire : S'assurer que tous les véhicules répondent aux normes et réglementations en vigueur en matière de sécurité, d'émissions, et de toute autre exigence légale.

• Gestion des risques : Mettre en place des politiques et des procédures pour minimiser les risques liés à l'utilisation des véhicules tels que les accidents, les vols, ou les abus.

• Suivi des performances : Analyser les données de performance des véhicules (consommation de carburant, kilométrage, coûts d'entretien, etc.) pour identifier les tendances, les opportunités d'économies et les améliorations potentielles.